אין כזה דבר לנהל את הזמן!
באופן מפתיע את הזמן והמרחב אנחנו לא יכולים לכופף, הזמן ממשיך לזוז בקצב קבוע ומתמיד ולנהל אותו אנחנו לא יכולים, אבל מה שאנחנו כן יכולים לעשות זה לנהל את עצמנו, לכן כל פעם שאני רושם "ניהול זמן" אני בעצם מתכוון ל"ניהול עצמי".
אלא אם אתם ד"ר סטרינג' ואתם יודעים לכופף את הזמן והמרחב, אז אתם גם יכולים לרוץ על קירות ולא לאחר לפגישות.. אז מה אכפת לכם מניהול זמן?
ועכשיו ברצינות.. אז כנראה אחת הסיבות שאתם קוראים את הפוסט זה כי אתם מתקשים לנהל את הזמן שלכם ואתם רוצים לדעת איך לנהל את הזמן שלכם בצורה אפקטיבית ויעילה.
אתם רוצים לפנות יותר זמן לאישה לחברה או לילדים, או אפילו להיות יותר פרודאקטיבים בעבודה.
וגם אני כשהשתחררתי מהצבא היו לי חלומות גדולים ותוכניות ענקיות (עדיין), ידעתי שאם אני רוצה להספיק את הכל ובלי שיתפספס לי כלום
אני אצטרך להשתמש בשיטות שאנשים גדולים ממני כבר המציאו, הרי אין צורך להמציא את הגלגל.
אז אחרי הרבה ניסיונות ולמידה אני זיככתי את השיטות שאני משתמש בהם באופן כמעט יום-יומי ועוזרים לי לנהל את עצמי ותורמים לניהול הזמן שלי.
ובפוסט הזה אני נותן לכם אותם, ואני אדאג גם לעדכן אותם מפעם לפעם כשאני לומד ומשתפר.
יש משפט שאני אוהב שאומר:
"מיינד-סט" – צורת חשיבה
אתם בטח שואלים את עצמכם מה הקשר? אבל הדבר הראשון שצריך לעבוד עליו זה הצורת חשיבה, כי אם אתם שואלים את עצמכם למשל:
"למה להשתמש ביומן?" או "למה כדאי לי להשתמש ביומן בכלל?" או "מה החשיבות של תכנון קדימה?" אז הראש שלכם נמצא בצורת חשיבה שמחזיקה אותכם במקום, וגם אם תקבלו את הטיפים והשיטות והכלים האלה יהיה לכם הרבה יותר מאתגר לבצע אותם, לכן הדבר הראשון שנעבור עליו זה הצורת חשיבה.
אני מבקש שתשאלו שאלות כמו "איך אני משפר את הניהול זמן שלי?" או "איך אני מוצא את האזורים המתים בזמן שלי ומנצל אותם?" ואז זה אומר שאתם מבינים את החשיבות של ניהול זמן, ומעריכים ויודעים כמה אתם יכולים לבצע בזמן שלכם, ואתם רואים את הזמן ככלי להתקדם קדימה, אז אתם בראש הנכון.
ניהול זמן נכון מתחיל בשימוש ביומן
תשתמשו ביומן שלכם ותתכננו דברים מראש – כל אחד יש את השיטה שהוא מסתדר איתה ולכן חשוב שתתנסו, אני למשל אוהב שהכל מחולק אצלי לבלוקים ואין שעה שלא צבועה ביומן בדרך כלל, כל יום יש משימה אחת ראשית שעליה אני אתמקד, ועוד משימות קטנות שתמיד יהיה כאלה ואי אפשר לדחות אותם (כמו כביסה, להתקשר לבנק, לקוחות וכו'), לקח לי זמן להבין שהעמסתי על עצמי מלא משימות כל יום ושאני צריך להתמקד באחת ושאין כזה דבר מולטיטסקינג לכן חשוב שתתנסו במספר שיטות ותלמדו מה הדרך שהכי אפקטיבית לכם.
אז זה לא משנה אם אתם מתכננים עם יומן גוגל או לוח שנה על המקרר, אבל זה הדבר הראשון שאתם צריכים לעשות, כי כמו שאמר פיטר דרוקר:
והדרך הכי טובה למדוד, לנהל ולשפר את הניהול זמן שלנו זה לעבוד עם יומן, ולתכנן בלילה לפני ודבר ראשון על הבוקר.
מחקרים מראים שאנשים מצליחים עושים פעולות בבוקר שלא דורשות יותר מידי מחשבה ותכנון,
לדוגמא: ריצ'ארד בראנסון , שלובש את אותו ג'ינס בכל יום או צ'וקרברג שנוהג ללבוש את אותה חולצת טריקו אפורה.
לכן אם תתכננו בלילה לפני אז כשתקומו בבוקר מה שישאר לכם לעשות זה לפתוח את היומן להתפקס על מה לעשות באותו היום ופשוט להתחיל את היום באליפות ובעוצמה.
ובסוף כל יום תוכלו להצביע על ההישגיים העיקרים שלכם, ועם הזמן תוכלו להבין מה הגורמים שמבזבזים לכם את הזמן ולקבוע סדרי עדיפויות יותר פרקטיים בשבילכם. (על קביעת סדרי עדיפויות נדבר בטיפ מספר 3)
מספר כלים שאני ממליץ להשתמש בהם לניהול הזמן שלכם
Google calendar – האמא של כל הכלים לניהול זמן, כלי היומן של גוגל, יסתנכרן לכם גם עם הפלאפון, גם יקפיץ לכם תזכורות, וגם יאפשר מעקב ותיעדוף משימות לפי זמנים מוגדרים.
ToDoist – מסתנכרן עם גוגל, מאפשר לשים את כל המשימות שלכם ברשימות לפי ימים, מומלץ בעיקר למשימות בטווח הקרוב.
Notion – עוד כלי לניהול משימות מטרות ויעדים, וריכוז של פתקים, ידע וכדו' עוד לא יצא לי להתנסות בה מספיק אבל אני כבר מרוצה מהדברים שאפשר לעשות בה.
(עוד כלים לניהול זמן, משימות ובכללי כלים שווים תוכלו למצוא בריכוז הכלים למשווקים ויזמים דיגיטליים שיצרנו בשבילכם.)
ניהול זמן ע"י קביעת מטרות ואז יעדים
אחת הטעויות הנפוצות זה שיש לנו נטייה לשאול "מה צריך לעשות?" ולא "מה אני רוצה להשיג?", אז ברור שאם נתקדם ללא תוצאה רצויה כנראה שלא נשיג אותה, או שכן אבל שלא במתכוון.
אז לפני שאנחנו קובעים את היעדים והמשימות שלנו, אנחנו צריכים להשתמש בעיקרון מאוד חשוב שהוא בא גם עם תנועה של היד – עיקרון מיל"מ, ולשאול את עצמנו "מה יוצא לי מזה?"
היעדים הם אבני הדרך בדרך למטרה שלנו, אז לפני שנקבע יעדים ומה עושים מחר בבוקר נקבע מטרה.
כדי לקבוע את המטרות שלנו ולעצב אותם בצורה אפקטיבית ויעילה ויניבו לנו את התוצאות הרצויות אנחנו נשתמש במודל S.M.A.R.T, אז בואו נרד לעובי הקורה ונבין מה זה:
S-spsific-ספציפית
המטרה חייבת אבל חייבת להיות מפורטת מוגדרת ובהירה כדי שנוכל באמת להבין אותה.
לדוגמא מטרה שהיא כללית: אני רוצה לחסוך כסף.
ומטרה מפורטת: אני רוצה לחסוך 30,000 ₪ עד סוף השנה.
M-measurable-מדידה
הכוונה זה שתהיה אפשרות למדוד את המטרה, בזמן, בתאריך, או באחוזים ואפילו במצבים מוגדרים.
זה בעצם החיבור שבין המטרה למציאות, ומאפשר לנו כבר לראות את המטרה בעיניים.
מטרה לא מדידה: "אני רוצה יותר כסף"
דוגמא למטרה מדידה: עד ליום הולדת 26 שלי אני ארוויח 30,000 ₪ בחודש.
A-attainable-בר השגה
"אני רוצה שבתוך 4 חודשים אני אתכנן ואבנה חללית מיוחדת שדרכה נוכל לעשות סיורים בחלל ולראות את השמש מקרוב" – זו למשל מטרה לא ברת השגה.
אני לא אומר לכם לא לחלום בגדול, וגם לא לוותר לעצמכם מראש, אלא ההפך – תאתגרו את עצמכם ותצאו מאזור הנוחות אבל תקבעו מטרות שהם ריאליות ושיש לנו גישה למשאבים שמאפשרים לנו להגשים אותם.
R-relevant-רלוונטיות
המטרה צריכה להיות חלק ממשהו גדול וצריכה להיות רלוונטית ל"חזון" או לדרך שאתם רוצים לסלול לעצמכם לטווח הארוך.
T-time-זמן
המטרה צריכה להיות תחומה בזמן בשביל המדידה וכדי שנוכל לעקוב אחרי קצב ההתקדמות. והכי הכי חשוב – למנוע דחיינות, יש פה קצת אלמנט של "לחץ" ולהכריח אותנו לפעמים לצאת מאזור הנוחות ופשוט לעשות כי חייב ולא רק כי אני רוצה!
לכן כחלק מניהול הזמן שלכם על ידי מודל SMART אתם יכולים לקבוע יעדים ומטרות ולשאול את עצמכם האם זה רלוונטי לי עכשיו והאם שווה לי להשקיע את המאמץ ואת הזמן הכל כך יקר שלנו ברעיון הזה שקפץ לי עכשיו?
לקבוע סדר עדיפויות של ווינרים!
אז איך לדעת מה כן ומה לא בניהול הזמן שלנו? לטובת זה אנחנו נשתמש ב-"מטריצת אייזנהאואר" – השיטה הומצאה ופותחה על ידי דוויט אייזנהאואר הנשיא ה-34 של ארה"ב, והיא נהפכה להיות פופולארית בזכות הסופר סטיב קובי מחבר הספר "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד".
על פי השיטה על כל משימה מסתכלים על פי שני קריטריונים: על פי כמה היא חשובה, ועל פי כמה היא דחופה.
השיטה לא מורכבת בכלל וכל מה שאתם צריכים כדי לעשות אותה עכשיו זה דף ועט, וליצור טבלה בעלת 4 חלקים.
בקטגוריה הימנית העליונה תמלאו את המשימות שהם דחופות וחשובות – זאת אומרת משימות שצריכות להיעשות עכשיו! משימות שאם לא תעשו אותן עכשיו ככל הנראה לא תוכלו לבצע אותן אחר כך, או שהן משימות שמוגבלות בזמן כמו להגיש דו"ח חודשי ללקוח או לבוס.
בקטגוריה הימנית התחתונה תמלאו את המשימות שהם דחופות, אבל לא חשובות – בעיקרון זה משימות שאם יש לנו אפשרות להאציל סמכויות ולתת למישהו שאנחנו סומכים עליו בעבודה או לעובד או בת זוג לעשות זה מעולה, אבל לרובנו זה לא מתאפשר אז מיד לאחר שנסיים את המשימות הדחופות והחשובות נעבור לאלו.
בקטגוריה השמאלית העליונה תמלאו את המשימות שהם חשובות, אבל לא דחופות – זה משימות שאנחנו נשים אותם ביומן, נקבע להם תאריך ונעשה אותם אחר כך. בעיקרון משימות שפה שלא יעשו בזמן יהפכו להיות למשימות שהם דחופות וחשובות.
בקטגוריה השמאלית התחתונה תמלאו את המשימות שלא חשובות ולא דחופות – אלו משימות שאי השלמתם לא ישפיעו עלינו, אנחנו פשוט נרשום אותן ונתן להם לשבת שם לבנתיים, הם האחרונות שנבצע ורק במידה ומתפנה לנו זמן ניגע בהם.
לפי איפה שהמשימה נמצאת אנחנו נדע מה הצעד הבא, אם תעשו את הרשימה הזו על בסיס יומיומי, אתם תוכלו לדעת מה סדר העדיפויות שלכם ולקבוע מתי וכמה זמן יש לכם לכל משימה או האם לדחות אותה ולהישאר רגועים.
לקום מוקדם בבוקר
האנשים המצליחים ביותר בעולם כבר הבינו את זה מזמן, זה סוג של יתרון לא פייר על שאר האנשים, יש להם יותר יום לטובת ניהול זמן.
יותר זמן להתכונן ויותר זמן לעשות.
הם מתחילים את הבוקר בפיתוח כוח הרצון שלהם ולנצח את המיטה כל יום מחדש!
ללוחמים הספרטנים היה משפט שאומר "ההוא שמזיע יותר באימונים, מדמם פחות בקרב"
הנקודה זה – שאנחנו צריכים את השעה הזאת בבוקר בזמן שכל העולם ישן – כדי להתאמן, וכדי להתכונן, לכוון את הראש שלנו, את הלב, את הכוונות, את הערכים ואת המטרות שלנו למהלך היום, וברגע שאתה ממוקד מטרה מהבוקר ויודע בדיוק מה אתה הולך לעשות היום – אף לא יכול לעצור אותך.
ומה אכפת לכם? תלכו לישון מוקדם יותר, זה לא שיחסר לכם הכמה שעות טלוויזיה או דפדוף בפייסבוק בלילה לפני.
אני ממליץ בחום! על הספר של רובין שארמה "מועדון ה-5 בבוקר", הספר נתן לי פוש, מוטיבציה ובעיקר את הלמה שווה לקום מוקדם בבוקר מעבר לכלים המהפכניים שרובין שארמה נותן שם.
לתכנן הפסקות
יש קטע כזה של כל מיני "גורואים" ו"מנטורים" ברחבי האינטרנט ללחוץ אנשים לעשייה, מעודדים אנשים לעשות ולא לנוח ולעבוד 16 שעות ביום. ואני באמת מבין את זה לגמרי – הבעיה זה שאנשים לוקחים את זה לקיצון.
אין כזה דבר לא לישון ולא נוח אחרת תישחקו, ומה שנשחק בסופו של דבר נשבר.
תכירו את עצמכם ותתכננו הפסקות יומיות, שבועיות, שנתיות – כדי לצבור כוח להמשך ההתקדמות שלכם.
סיכום
זמן הוא בהחלט הדבר הכי חשוב שיש לנו בחיים! כולנו מקבלים את אותו כמות של זמן אבל אנחנו אלה שקובעים מה אנחנו עושים איתו לכן ללמוד ניהול זמן נכון ואיך לנהל את הזמן שלנו זה מיומנות מאוד חשובה.
אם יש לכם מה להוסיף מהניסיון שלכם אני אשמח לשמוע, ואני גם אדאג לעדכן כל פעם שאני לומד או מגלה כלי חדש.
באהבה, מאיר 🙂
